10 consejos para aumentar la productividad con Office 365

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Office 365 para tontos, 2ª Edición

Por Rosemarie Withee, Ken Withee, Jennifer Reed

Office 365 es una tecnología en nube que ofrece a cualquier organización los beneficios de un centro de datos sofisticado sin las molestias y el coste de mantenimiento de uno. Aquí encontrará consejos y trucos»listos para aplicar» para aumentar la productividad y la eficiencia de su organización o de su consulta.

Autoservicio desde el panel de control de salud del servicio

Si usted es el administrador designado para su organización, lo más probable es que reciba consultas sobre problemas que sus usuarios están experimentando en Office 365. Antes de dedicar mucho tiempo a solucionar un problema, consulta primero el Panel de control de salud del servicio en Office 365 para determinar si el problema es de tu parte.

El nuevo aspecto del portal de Office 365 se encuentra todavía en fase de preestreno, pero está previsto que se ponga en marcha en breve. En él, puede administrar a su inquilino de Office 365: administrar usuarios, crear grupos, actualizar la suscripción, revisar la facturación, ponerse en contacto con el servicio de asistencia, configurar los parámetros, ejecutar informes y ver el estado del servicio (consulte la siguiente figura).

Si alguno de los servicios de seguimiento en el Service Health Dashboard no es verde, verá información útil sobre el trasfondo del problema, quiénes son los afectados, qué está haciendo Microsoft al respecto y cuáles son los pasos siguientes.

Tener una idea de qué servicio está arriba o abajo le ahorrará mucho tiempo e incluso una llamada telefónica de apoyo si ya sabe que alguien está trabajando en ello.

Actúa como el tipo de TI

En un momento u otro, a todos nos gustaría en secreto tener los increíbles poderes del tipo de las tecnologías de la información. Esta es la persona que mágicamente puede desbloquear su computadora, restablecer su contraseña y darle acceso a contenido privilegiado en su organización.

¿Qué pasa si pierdes tu teléfono con información de datos confidenciales y el chico de TI no está disponible? Bueno, entonces, puedes actuar como el tipo de TI.

Puede borrar fácilmente los datos de su dispositivo inalámbrico e incluso eliminar el dispositivo de su cuenta para evitar una violación de la seguridad y/o la privacidad.

Borre rápidamente los datos o elimine el dispositivo de su cuenta de Exchange Online siguiendo estos pasos:

  1. Inicie sesión en el portal de Office 365.
  2. En el lanzador de aplicaciones, haz clic en la tesela Mail.
  3. A la derecha de la barra de navegación de Office 365, haga clic en el icono Configuración.
  4. Haz clic en Correo en el panel Configuración de la derecha.
  5. Haga clic en General en el panel izquierdo.
  6. Haz clic en Dispositivos móviles y selecciona el dispositivo móvil sincronizado con tu cuenta.
  7. Haga clic en el icono Borrar dispositivo (véase la figura siguiente).

También es posible que desee eliminar el dispositivo móvil de su cuenta haciendo clic en el icono Eliminar (parece un signo menos).

Compartir la carga de trabajo

No es raro que el personal de TI acabe dedicando mucho tiempo a tareas de tipo Help Desk y no tenga mucho tiempo para ser proactivo y estratégico.

En Office 365, el personal de TI puede habilitar a sus usuarios para gestionar los permisos del sitio de SharePoint e incluso permitir a los usuarios invitar a usuarios externos. Compruebe la configuración del centro de administración de SharePoint y elija una de las dos opciones de uso compartido externo (mostradas) que satisfacen las necesidades de su organización para empezar a compartir esta carga de trabajo con otras personas de su organización.

Utilice el Asistente para programación

No hay nada más enloquecedor que tratar de organizar una reunión con un grupo de personas y no saber su disponibilidad. En Office 365, la información libre/ocupada de Exchange Online salva el día. Esta función le permite saber si la persona está libre, ocupada, trabajando en otro lugar, fuera de la oficina o si tiene una reunión provisional en el calendario. Funciona no sólo para las personas, sino también para los recursos, como las salas de conferencias.

Verá la información de una persona libre/ocupada cuando cree una reunión y utilice el Asistente para programación. Aquí está el cómo:

  1. Cree una invitación a una reunión en Outlook.
  2. Añada a las personas que desea invitar a la reunión.
  3. En la cinta, haga clic en Asistente para programación.
  4. Si la hora que elegiste parece bloqueada para alguno de tus invitados, busca la hora que funcione mejor para todos y luego haz clic en el botón Enviar.

Comparte tu calendario

Una característica interesante de Outlook Online es que el calendario es tan robusto como la aplicación de escritorio. Puede aplicar colores a sus citas para una revisión rápida de su día, semana o mes, enviar una convocatoria de reunión, configurar alertas y notificaciones y mucho más.

Puede compartir su calendario con personas ajenas a su organización para que conozcan fácilmente su disponibilidad. Puedes elegir entre darles todos los detalles de tu calendario, limitarlos o simplemente mostrarles tu disponibilidad.

Para compartir el calendario desde Outlook Online, siga estos pasos:

  1. Haz clic en el icono Calendario desde el lanzador de aplicaciones.
  2. Haga clic en Compartir en la barra de navegación superior y, a continuación, en Calendario.
  3. Introduce la dirección o direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir tu calendario y, a continuación, elige los detalles que deseas compartir.
  4. Haga clic en Enviar.

¿Recordar una cara

Si usted trabaja para una organización grande, puede terminar trabajando con varias personas con el mismo nombre. Si buscas en tu bandeja de entrada un mensaje de correo electrónico de alguien que comparte el mismo nombre con otras personas con las que trabajas, debes asegurarte de que estás eligiendo a la persona adecuada. Puedes reducir rápidamente los resultados de la búsqueda mirando la imagen que aparece junto al nombre de los contactos directamente desde los resultados de la búsqueda. Genial, ¿sí?

Despejar el desorden con el desorden

Filtre los mensajes de correo electrónico de baja prioridad de su buzón de correo utilizando Clutter para que pueda centrarse en los mensajes que más le interesan. Office 365 realiza un seguimiento del comportamiento de su correo electrónico y aprende de él para saber qué correos electrónicos son importantes o no para usted. Los correos electrónicos que terminan en la carpeta Clutter todavía están ahí para ser revisados; no son eliminados. También puede «enseñar» al sistema sus preferencias moviendo un correo electrónico de vuelta a la bandeja de entrada si terminó en la carpeta Clutter.

¿La gran parte de esto? ¡No tienes que hacer nada! El desorden se activa automáticamente para que pueda pasar a la siguiente punta.

Sincroniza tus archivos

Independientemente de lo conectado que estés, inevitablemente te encontrarás con una situación en la que no tienes acceso a Internet. El hecho de que no tenga acceso no significa que su eficiencia tenga que disminuir.

Puede seguir trabajando en sus documentos de OneDrive para empresas o SharePoint Online sin conexión y sincronizarlos con el servidor cuando tenga una conexión a Internet. La aplicación OneDrive para empresas debe instalarse como parte de Office Pro Plus. Si no lo ves, haz clic en OneDrive desde el lanzador de aplicaciones en Office 365, haz clic en Sincronizar desde la parte superior de la navegación y sigue las instrucciones. El mismo botón está disponible en las bibliotecas de documentos de SharePoint Online.

Eliminar el árbol de correo electrónico

Esta es la situación: Usted tiene que entregar un informe en tres días y necesita la opinión de John, Jane, Mary y Peter. Les envías un correo electrónico a todos ellos pidiéndoles su opinión. John y Jane responden con sus comentarios. Mary no vio tu correo electrónico. Peter responde y copia a Beth. Beth responde pero el CCO es David. David responde a todos, pero se olvida de incluir a Beth. Finalmente tienes todos los aportes y estás a punto de finalizar el informe, pero María, en el último minuto, responde a todos, pero no mira los aportes de Beth y David. Así que ahora tienes que añadir sus comentarios y reenviar la nueva versión para que todos la revisen.

Esta historia puede continuar hasta que tu cabello se vuelva gris por frustración, pero hay una mejor manera de hacerlo: Elimina el árbol de correo electrónico. Usa a Yammer en su lugar.

Con Yammer, todo el mundo verá los comentarios de todos. Si llega alguien nuevo, esa persona verá los comentarios de todos. Así que allí. No más árboles de correo electrónico.

Modernícese con sus accesorios

En el viejo mundo, usted trabajaría en un documento, lo guardaría en una biblioteca de documentos, asignaría los permisos correctos a la biblioteca, tomaría el enlace para el documento, encendería Outlook, iniciaría un correo electrónico, y luego enviaría el enlace a ese documento a sus colegas para que puedan ser coautores con usted.

En el nuevo mundo, Modern Attachments es la cosa. Así es como funciona: Estás en llamas. Tiene cuatro documentos que acaba de terminar y guardar en SharePoint o OneDrive. Usted va a Outlook, crea un nuevo correo electrónico y agrega los destinatarios. Al hacer clic en el botón Adjuntar archivo, verá una lista de los documentos más recientes en los que estaba trabajando. De la lista, puede seleccionar el documento que desea compartir. A continuación, recuerde que uno de los destinatarios no tiene acceso a la biblioteca. No hay problema. Puede conceder acceso al archivo directamente desde Outlook al destinatario sin tener que ir primero a OneDrive o SharePoint. ¿Qué te parece eso de moderno?

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