10 cosas que necesita saber sobre las relaciones en Access 2016

Las relaciones entre campos, tablas, registros, etc., son las cosas más comunes que se tratan en Access 2016. Tenga en cuenta estos diez consejos:

  • Una relación de uno a muchos conecta un registro de la tabla padre con muchos registros de la tabla secundaria. Un cliente puede tener muchos pedidos, y una ubicación puede tener muchos eventos. De esta manera, no tiene que repetir toda la información de contacto del cliente en cada pedido, ni toda la información de ubicación de cada evento.
  • Una relación uno a uno conecta un registro de la tabla padre a un registro de la tabla secundaria, lo que no es un tipo de relación común, pero se puede utilizar si necesita dividir una tabla que contiene muchos campos en dos tablas.
  • Relacionar el campo de la llave primaria en la tabla padre con ese mismo campo (llamado llave foránea) en la tabla secundaria. La tabla matriz contiene un campo de clave primaria y la tabla secundaria contiene el mismo nombre de campo. Por ejemplo, una tabla Clientes y pedidos puede compartir un CustomerID. El CustomerID es normalmente la clave principal de los Clientes y una clave externa en los Pedidos.
  • Los campos unidos en la relación deben ser del mismo tipo de datos No se puede relacionar un campo de texto de la tabla padre con un campo numérico de la tabla secundaria o viceversa. Los campos deben ser campos de texto o campos numéricos en cada tabla.
  • Haga cumplir la integridad referencial en el cuadro de diálogo Editar relaciones para evitar la entrada de registro «huérfano» en la tabla secundaria. El ejemplo clásico es un pedido en una tabla Pedidos para un cliente que no está en la tabla Clientes. La integridad referencial impide la entrada en este tipo de órdenes huérfanas.
  • Suponga que tiene dos tablas, una lista de categorías en una tabla ExpenseType (nombre de campo Categoría) y un campo en una tabla ExpenseType (categoría) y un campo en una tabla Expenses llamado Category (categoría). El campo Categoría en Gastos se completa con un cuadro combinado que extrae sus datos del campo Categoría de la tabla ExpenseType. Supongamos además que se hizo un error tipográfico para Cenar; se deletreó Dinning. Si ha establecido Campos relacionados con la actualización en cascada, puede editar Dinning in ExpenseType to Dining, y cambiará en todos los registros que se utilicen en la tabla de gastos.
  • Con esta configuración activada en una relación entre LocationID en Ubicaciones y LocationID en Eventos, elimine un registro de ubicación y eliminará todos los eventos de esa ubicación.
  • Al establecer relaciones entre tablas, se establecen automáticamente uniones para esas tablas cuando se construyen consultas y las uniones de relaciones se llevan a cabo en la vista Diseño. Si establece una relación entre Ubicaciones y Eventos en LocationID, verá esa línea de unión cuando agregue esas tablas a una nueva consulta en el diseño de la consulta.
  • No se puede tener una relación entre dos campos si falta uno de ellos, ¿verdad? Por lo tanto, Access elimina la relación rota cuando se elimina un campo que forma parte de esa relación.
  • Para cambiar las claves primarias de una tabla en la que su clave primaria es parte de una relación, primero debe abrir la ventana Relaciones y eliminar la relación antes de que Access le permita cambiar la clave primaria a otro campo de esa tabla. En la ventana Relaciones, haga clic con el botón derecho en la línea de unión entre las dos tablas y seleccione Borrar para borrar la relación.
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