10 cosas que no puedes hacer con Outlook

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Por Faithe Wempen, Bill Dyszel

Sólo se tarda unos minutos en descubrir algo que un programa puede hacer, y usted puede pasar todo el día tratando de averiguar algo que un programa no puede hacer. Tenga en cuenta que Microsoft Outlook no puede hacer estas diez cosas cuando lo recibe por primera vez. Sin embargo, como puede reprogramar Outlook con Visual Basic, una persona inteligente puede hacer que Outlook haga muchas de estas cosas creando macros de acceso directo.

Crear una bandeja de entrada unificada en Microsoft Outlook

Mucha gente tiene más de una dirección de correo electrónico; es muy común que se separen las cuentas de correo electrónico personales y las comerciales. Y casi todo el mundo utiliza el correo electrónico en más de un dispositivo hoy en día, normalmente un ordenador y un teléfono móvil. Pero la versión de escritorio de Outlook 2019 no puede crear una única bandeja de entrada unificada si utiliza el tipo de correo electrónico creado para varios dispositivos, también conocido como IMAP. Las versiones Android y iPad de Outlook ofrecen una bandeja de entrada unificada, pero no la enorme y venerable versión de escritorio. Eso sería muy conveniente, pero no está sucediendo en esta versión.

Si es realmente importante tener una sola bandeja de entrada para todas tus cuentas, aquí tienes una solución. Configure todas sus cuentas de correo electrónico para el acceso POP cuando las configure en Outlook, y elija configurar manualmente la cuenta (configuración avanzada). Cuando se le pregunte si desea crear un nuevo archivo de datos o utilizar uno existente, elija uno existente (como outlook.pst). Haga esto con el mismo archivo de datos existente para cada cuenta de correo.

Insertar un número de teléfono en el calendario

Al introducir una cita, sería bueno que Outlook pudiera buscar el número de teléfono de la persona con la que se va a reunir e insertar ese número en el registro de citas. Muchos teléfonos inteligentes pueden hacer esto a través de una función de búsqueda de direcciones, pero no se puede conseguir que Outlook haga lo mismo. Tal vez en otro momento.

Abrir un mensaje desde el panel de lectura

Si usted es como muchas personas, la lista de mensajes de correo electrónico que almacena en Outlook sirve como un registro histórico de todo lo que hace. Tal vez usted se desplaza de vez en cuando de un lado a otro a través de sus mensajes para saber qué es lo que le ha enviado a quién y cuándo. Si la lista es relativamente larga y selecciona un mensaje para mostrar en el panel de lectura y luego se desplaza por la lista para ver un mensaje diferente, no puede simplemente hacer clic con el botón secundario en el panel de lectura para abrir el mensaje que está viendo. No parece que sea muy difícil para Microsoft incluir un comando de clic derecho para abrir el mensaje en el panel de lectura, pero no está ahí.

Realizar la impresión a dos caras

A algunas personas les gusta imprimir su horario y guardarlo en una carpeta para que se vea como uno de esos libros de planificación anticuados. El único problema es que Outlook no sabe cómo reorganizar las páginas impresas en función de si la página está en el lado izquierdo o en el derecho del libro cuando se mira. Esta es una pequeña objeción, pero si es importante para ti, lo siento, tendrás que vivir con la impresión por una sola cara.

Buscar y reemplazar códigos de área

Parece que la gente de la compañía telefónica cambia los códigos de área más a menudo de lo que cambia sus calcetines en estos días. Si necesita cambiar todos sus 312 a 708, Outlook no puede hacerlo automáticamente; tendrá que cambiarlos uno por uno. Microsoft ofrecía una utilidad para cambiar los códigos de área rusos, pero en cuanto a los códigos de área en los Estados Unidos – nyet!

Imprimir una lista de plataformas de reunión

A veces, cuando se está preparando para una gran reunión que organizó a través de Outlook, especialmente si se trata de una llamada de conferencia, es bueno tener a mano una lista de asistentes. Sí, puede mantener abierto el elemento de la reunión en su calendario, pero eso no funcionará si está ejecutando la reunión y haciendo una presentación.

Ampliar el tipo en el cuadro Ubicación del calendario

Las llamadas en conferencia se organizan con frecuencia en Outlook en estos días, y es común poner los números de acceso en el cuadro de ubicación del formulario de Calendario. A menos que tengas los ojos de un halcón, esos números diminutos pueden ser difíciles de descifrar, especialmente cuando estás marcando con prisa, justo después de haber terminado tu última llamada en conferencia. Recomiendo una lupa.

Crear registros de contactos para todos los destinatarios de un correo electrónico

Cuando recibe un mensaje de correo electrónico dirigido a un grupo entero de personas, puede crear una lista de distribución a partir de ese mensaje copiando todos los destinatarios a un grupo. También puede convertir un mensaje de una sola persona en un registro de contacto individual arrastrando el mensaje al icono Personas. Pero si desea crear registros de contactos para un grupo de personas, debe crear un registro de contactos para cada persona individualmente, sin arrastrar y soltar y sin copiar y pegar.

Seguimiento de zonas horarias para reuniones

No es raro utilizar Outlook para organizar conferencias telefónicas o reuniones por Skype entre personas de diferentes zonas horarias. La herramienta de programación del Calendario de Outlook muestra las horas de trabajo de cada persona, si es que las ha configurado, pero en realidad no muestra la hora del día en que se encuentra en la ubicación de cada persona. Cuando tienes que establecer una llamada que sucederá en un momento horrible para alguien, es bueno saber exactamente lo horrible que es. De esa manera, puedes hacerlo un poco menos horrible. Hay sitios web que le ayudan a entender la hora en múltiples zonas horarias, pero no incluyen la información de disponibilidad que obtiene en Outlook. Por lo tanto, tienes que adivinar en un momento dado y luego disculparte cuando adivinas mal.

Haga una copia de seguridad de los datos de Outlook fácilmente

Muchas personas almacenan su información empresarial más importante en Outlook, información que es tan valiosa que perderla podría prácticamente cerrar un negocio o terminar una carrera. No es una broma.

Pero después de más de 20 años en el mercado, Outlook nunca ha recibido una herramienta decente para proteger sus propios datos de pérdidas. Sí, todo el mundo sabe que debe hacer copias de seguridad de todos los datos de su ordenador con regularidad y que puede hacer copias de sus datos críticos de Outlook (algunas de esas minúsculas teclas de memoria pueden hacer el trabajo, y puede guardar los datos de Outlook en un ordenador de mano si es necesario), pero es un poco perturbador que nunca se haya añadido una función de este tipo a Outlook mismo. Sin embargo, si obtiene su servicio de correo electrónico a través de Microsoft Office 365, todos sus datos de Outlook se almacenan de forma segura en la nube, por lo que probablemente esa sea su mejor precaución.

10 cosas más que Outlook no puede hacer por ti

Desgraciadamente, Outlook también es deficiente en otros aspectos, aunque es posible que prefiera hacer estas cosas por sí mismo de todos modos.

Outlook no puede:

  • Haz el Tobogán Eléctrico.
  • Toca»My Melancholy Baby» para ti.
  • Tatúa el nombre de ya sabes quién en tu ya sabes qué.
  • Atrapa al conejito Energizer.
  • Detener la caries dental.
  • ¡Acepta el peligro! Desafío.
  • Ayudarle a perder 10 libras.
  • Lucha contra el ayuntamiento.
  • Gana millones mientras duermes.
  • Encuentre al Sr. Perfecto (a menos que me envíe un correo electrónico).

Oh, bueno. Aparte de todo eso, es un programa bastante bueno. Puede ahorrar mucho tiempo y trabajar sin problemas al dominar todo lo que Outlook puede hacer por usted.

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