7 Consejos para trabajar con fórmulas de Excel

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Fórmulas y funciones de Excel para tontos, 4ª edición

Por Ken Bluttman

Varios elementos pueden ayudarle a ser lo más productivo posible al escribir y corregir fórmulas de Excel. Puede ver todas las fórmulas a la vez y corregir los errores una por una. Puede utilizar asistentes de complementos para ayudar a escribir funciones.

Prioridad del operador maestro

Uno de los factores más importantes a la hora de escribir las fórmulas es conseguir que los operadores sean correctos, y no me refiero a los operadores de las compañías telefónicas. Esto tiene que ver con los operadores matemáticos – ya sabes, pequeños detalles como los signos más, y los signos de multiplicación, y dónde van los paréntesis. La precedencia del operador – el orden en que se realizan las operaciones – puede marcar una gran diferencia en el resultado. Usted tiene una manera fácil de mantener la precedencia de su operador en orden. Todo lo que tienes que recordar es:”Por favor, disculpa a mi querida tía Sally”.

Esta frase es una mnemotécnica de lo siguiente:

  • Paréntesis
  • Exponentes
  • Multiplicación
  • División
  • Adición
  • Sustracción

Así, los paréntesis tienen la primera (más alta) precedencia, y la resta tiene la última precedencia. Bueno, para ser honesto, la multiplicación tiene la misma precedencia que la división y la suma tiene la misma precedencia que la resta, ¡pero tienes la idea!

Por ejemplo, la fórmula =1 + 2 × 15 es igual a 31. ¡Si crees que debería ser igual a 45, será mejor que vayas a visitar a tu tía! La respuesta es igual a 45 si se incluyen paréntesis como éste: =(1 + 2) × 15.

Conseguir que el orden de los operadores sea correcto es crítico para el bienestar de su hoja de trabajo. Excel genera un error cuando los números de paréntesis abiertos y cerrados no coinciden, pero si usted quiere agregar dos números antes de la multiplicación, Excel no sabe que usted simplemente dejó los paréntesis fuera!

Unos minutos de refrescar su memoria por orden del operador pueden ahorrarle muchos dolores de cabeza en el futuro.

Visualizar fórmulas

En caso de que no lo hayas notado, es un poco difícil ver tus fórmulas sin editarlas accidentalmente. Esto se debe a que cada vez que se está en modo “editar” y la celda activa tiene una fórmula, la fórmula puede incorporar la dirección de cualquier otra celda en la que se haga clic. Esto lo estropea todo.

¿No sería fácil si pudieras ver todas tus fórmulas? ¡Hay una manera! Es muy sencillo. Haga clic en Archivo en la parte superior izquierda del espacio de trabajo de Excel, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Opciones avanzadas y desplácese hacia abajo hasta las Opciones de visualización de esta sección de la hoja de trabajo.

Configurar las opciones.

Observe la casilla Mostrar fórmulas en las celdas en lugar de sus resultados calculados. Este cuadro le dice a Excel que para cualquier celda que tenga fórmulas, éstas deben mostrar la fórmula misma en lugar del resultado calculado. La siguiente figura muestra una hoja de trabajo que muestra las fórmulas. Para volver a la vista normal, repita estos pasos y desmarque la opción. Esta opción hace que sea fácil ver cuáles son todas las fórmulas!

Visualización de fórmulas de la manera más fácil.

Puede tratar funciones accidentalmente incluso si ha seleccionado la opción Ver fórmulas. Tenga cuidado al hacer clic alrededor de la hoja de trabajo.

Fijar fórmulas

Suponga que su hoja de trabajo tiene algunos errores. Que no cunda el pánico! Le sucede incluso a los usuarios más experimentados, y Excel puede ayudarle a descubrir qué es lo que está fallando. En la ficha Fórmulas de la sección Auditoría de fórmulas se encuentra el botón Verificación de errores. Al hacer clic en el botón se muestra el cuadro de diálogo Comprobación de errores, que se muestra aquí. Es decir, la ventana de diálogo aparece si la hoja de trabajo tiene algún error. De lo contrario, aparece un mensaje que indica que se ha completado la comprobación de errores. Es así de inteligente!


Comprobación de errores.

Cuando hay errores, el cuadro de diálogo aparece y se mantiene mientras trabaja en cada error. Los botones Siguiente y Anterior le permiten desplazarse por todos los errores antes de que se cierre la ventana de diálogo.

Para cada error que encuentra, usted elige qué acción tomar:

  • Ayuda sobre este error: Esto lleva al sistema de ayuda y muestra el tema para el tipo de error en particular.
  • Mostrar pasos de cálculo: Se abre la ventana de diálogo Evaluar fórmula y puede ver paso a paso cómo se calcula la fórmula. Esto le permite identificar el paso en particular que causó el error.
  • Ignorar error: Tal vez Excel está equivocado. Ignorar el error.
  • Tratar en la barra de fórmulas: Esta es una manera rápida de arreglar la fórmula usted mismo si no necesita ninguna otra ayuda.

El cuadro de diálogo Comprobación de errores también tiene un botón Opciones. Al hacer clic en el botón se abre la ficha Fórmulas del cuadro de diálogo Opciones de Excel. En la ficha Fórmulas, puede seleccionar la configuración y las reglas para reconocer y desencadenar los errores.

Utilizar referencias absolutas

Si va a usar la misma fórmula para un grupo de celdas, como las que van hacia abajo en una columna, el mejor método es escribir la fórmula una vez y luego arrastrarla hacia abajo a las otras celdas usando el mango de relleno. El problema es que cuando se arrastra la fórmula a nuevas ubicaciones, cualquier referencia relativa cambia.

A menudo, esta es la intención. Cuando hay una columna de datos y una columna adyacente de fórmulas, normalmente, cada celda en la columna de fórmula se refiere a su vecina en la columna de datos. Pero si todas las fórmulas hacen referencia a una celda que no es adyacente, la intención suele ser que todas las celdas de fórmula hagan referencia a una referencia de celda invariable. Haga que esto funcione correctamente usando una referencia absoluta a la celda.

Para utilizar una referencia absoluta a una celda, utilice el signo de dólar ($) antes del número de línea, antes de la letra de la columna o antes de ambas. Haga esto cuando escriba la primera fórmula, antes de arrastrarla a otras celdas, o tendrá que actualizar todas las fórmulas.

Por ejemplo, no escriba esto:

=A4 x (B4 + A2)

Escríbelo de esta manera:

=A4 x (B4 + $A$2)

De esta manera, todas las fórmulas hacen referencia a A2 sin importar dónde las copie, en lugar de que esa referencia se convierta en A3, y A4, y así sucesivamente.

Usar la auditoría de fórmulas

Hay precedentes y dependientes. Hay referencias externas. Hay interacción en todas partes. ¿Cómo puede rastrear de dónde vienen y a dónde van las referencias de las fórmulas?

Utilice las herramientas de auditoría de fórmulas, ¡así es como lo hace! En la pestaña Fórmulas se encuentra la sección Auditoría de fórmulas. En la sección hay varios botones que controlan la visibilidad de las flechas de rastreo de auditoría.

Auditoría de fórmulas.

La barra de herramientas de auditoría de fórmulas tiene varias características que le permiten vadear las fórmulas. Además de mostrar flechas de rastreo, la barra de herramientas también le permite comprobar errores, evaluar fórmulas, comprobar si hay datos no válidos y añadir comentarios a las hojas de trabajo.

Usar formato condicional

Así como la función IF devuelve un cierto valor cuando la condición del primer argumento es verdadera y otro valor cuando es falsa, el formato condicional le permite aplicar un cierto formato a una celda cuando una condición es verdadera. En la pestaña Inicio de la sección Estilos hay un menú desplegable con muchas opciones de formato condicional.

Esta figura muestra algunos valores que han sido tratados con formato condicional. El formato condicional le permite establecer la condición y seleccionar el formato que se aplica cuando se cumple la condición. Por ejemplo, puede especificar que la celda se muestre en negrita cursiva cuando el valor que contiene sea mayor que 100.

Aplicar un formato cuando se cumple una condición.

Las condiciones se establecen como reglas. Las clases de regla son

  • Formatear todas las celdas en base a sus valores.
  • Formatear sólo las celdas que contienen.
  • . . .
  • Formatee sólo los valores clasificados en la parte superior o inferior.
  • Formatee sólo los valores que estén por encima o por debajo de la media.
  • Formatear sólo valores unívocos o duplicados.
  • Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.

Cuando la condición es verdadera, el formateo puede controlar lo siguiente:

  • Bordes
  • Configuración de fuentes (estilo, color, negrita, cursiva, etc.)
  • Rellenar (color o patrón de fondo de una celda)

Las celdas también se pueden formatear con esquemas de color o imágenes de iconos colocadas en la celda.

Utilizar la validación de datos

En la ficha Datos, en la sección Herramientas de datos, está Validación de datos. La Validación de datos le permite aplicar una regla a una celda (o celdas) de manera que la entrada debe ajustarse a la regla. Por ejemplo, una celda puede configurarse para aceptar sólo una entrada entera entre 50 y 100.

Validación de datos de configuración.

Cuando la entrada no pasa la regla, se muestra un mensaje.

Lo atraparon haciendo una mala entrada.

El mensaje de error se puede personalizar. Por ejemplo, si alguien introduce un número incorrecto, el mensaje de error que aparece en la pantalla puede decir Cabeza de fideo: ¡aprende a contar! No dejes que el jefe lo vea.

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