8 Situaciones difíciles (y qué hacer después)

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Hay algunas realidades de la vida contable que puede evitar si utiliza MYOB: Múltiples negocios en una sola empresa (a menudo en dificultades), el caos dejado por los anteriores contadores, la deuda debida a la oficina de impuestos, presupuestos que nunca se hacen realidad, y mucho más.

Cuando se enfrenta a este tipo de situaciones difíciles, puede confiar en una combinación de asesoramiento técnico de MYOB, conocimientos de contabilidad y una inclinación interior hacia el rescate.

Tratar con 2 o más negocios, todo en uno.

¿Alguna vez se ha preguntado cómo hace dinero su negocio? Tal vez usted hace muchos tipos diferentes de trabajo, y aunque sospecha que no todo este trabajo es rentable, no está seguro de lo que es rentable y lo que no lo es. Afortunadamente, sus días de reflexión pueden haber terminado, porque con los informes de trabajo y de categoría, puede descubrir lo que está haciendo bien y lo que está haciendo mal.

MYOB ofrece dos formas de analizar los ingresos y los gastos:

  • La primera forma es utilizar las características del trabajo para rastrear la rentabilidad de cada trabajo que realiza su empresa, ya sea que se trate de contratos, etapas de un proyecto o trabajo para clientes específicos.
  • La segunda forma de analizar la rentabilidad es dividir su negocio en centros de beneficio, utilizando características de categoría. Las categorías a menudo funcionan bien si usted tiene un negocio que tiene varias ubicaciones diferentes, o opera diferentes cuentas bancarias para diferentes divisiones.EmpleosCategoríasTransaccionesPuede asignar una sola transacción a más de un trabajoNo puede asignar una sola transacción a más de una categoríaBalance SheetsNo puede imprimir un balance para cada trabajoPuede imprimir un balance para cada categoríaPresupuestosPuede crear presupuestos para trabajos individualesUsted No puede crear presupuestos para las categoríasActivosNo puede seguir el movimiento de los activos para cada trabajoPuede seguir el movimiento de los activos para cada trabajoAdvertenciasPuede establecer sus preferencias para que obtenga una advertencia si olvida agregar un código de trabajo a una línea de una transacciónNo puede establecer sus preferencias para que obtenga una advertencia si olvida añadir un código de categoría a una transacciónControlesNo puede establecer sus preferencias para que una transacción sólo se registre si cada línea tiene un código de trabajoPuede establecer sus preferencias para que una transacción sólo se registre si tiene un código de categoría EncabezadosPuede tener trabajos de cabecera y de detalleUsted No puede tener categorías de encabezado y detalleEnlazando con clientesPuede enlazar trabajos con clientes específicosNo puede enlazar categorías con clientesEnlazando con gastosPuede enlazar gastos con trabajos para que puedan ser marcados para reembolso al facturar a clientesNo puede enlazar categorías con gastos por facturación en línea

¿Te sientes confundido? Se pueden utilizar funciones para analizar la rentabilidad de centros de coste individuales, proyectos o empresas, pero se pueden utilizar categorías para realizar un seguimiento de la rentabilidad de empresas o emplazamientos claramente separados.

Haciendo un bolso de seda de la oreja de una cerda

¿Ha heredado un trabajo de contabilidad de alguien que en realidad era un acaparador compulsivo y que expresó este rasgo creando una lista de cuentas en MYOB que incluye todas las cuentas que usted pueda imaginar?

Puede que incluso haya llegado a la siguiente etapa y haya decidido eliminar todas aquellas cuentas que ya no necesita. Este es el punto en el que puede tener problemas: Siempre que vaya a eliminar una cuenta, MYOB se niega a jugar, diciendo que la cuenta contiene información histórica.

En esta situación, la manera de deshacerse de una cuenta no deseada es combinarla con una cuenta que usted sí desea. Para combinar dos cuentas, vaya a su Lista de cuentas, seleccione la cuenta que desea mantener (MYOB llama a esta su cuenta principal) y haga clic en Combinar cuentas. En la ventana Combinar cuentas que aparece, seleccione la cuenta que desea fusionar (llamada su cuenta secundaria) y haga clic en Combinar cuentas una vez más. Haga clic en Aceptar para continuar. ¡Todo listo!

Seguimiento de los ingresos y gastos de las propiedades de alquiler

¿Tiene usted una inversión inmobiliaria de alquiler, así como un negocio? Si desea realizar un seguimiento de todo en un único archivo MYOB, puede hacerlo.

Navegue hasta la lista de cuentas y mire en la parte superior. ¿Puede ver la pestaña que dice Otros ingresos y la pestaña que dice Otros gastos? Puede utilizar estas clasificaciones para llevar un registro de los ingresos y gastos de la propiedad en alquiler. De esta manera, usted puede mantener los ingresos y gastos del negocio separados de su inversión en bienes raíces.

Gestión de acciones y dividendos

¿Quiere saber cómo registrar la compra de acciones y los ingresos por dividendos en MYOB? La respuesta es corta y dulce. Simplemente no lo hagas. Hacerlo es como intentar cortar un árbol con una navaja.

En lugar de ello, los dividendos bancarios se depositan en su cuenta personal y también compran nuevas acciones de su cuenta personal. Use un simple libro escrito a mano o una hoja de cálculo para llevar un registro de estas transacciones y suministre un resumen a su contador al final de cada año.

Entablar una deuda con la ATO

Esta es la delicada situación en la que usted se da cuenta de que no puede pagar su Declaración de Actividad Comercial a tiempo y termina debiendo dinero a la Oficina de Impuestos de Australia.

En esta situación, el ATO le envía un estado de cuenta cada mes que muestra cuánto debe. Para que sus cuentas tengan sentido, usted debe incluir esta responsabilidad en sus cuentas. Aquí está el cómo:

  1. Vaya a su lista de cuentas y cree una nueva cuenta de responsabilidad llamada’Money Owing to ATO’.
  2. La idea general es que usted divida su pago entre su cuenta GST Collected, su cuenta GST Paid y, si tiene empleados, su cuenta PAYG Withholding.
  3. Antes de hacer clic en Record, seleccione Money Owing to ATO como su cuenta bancaria en la esquina superior izquierda, de esta manera, el registro de una transacción borra sus cuentas de GST y PAYG a las cantidades correctas y muestra la responsabilidad de ATO correctamente.
  4. Siempre que haga un pago contra esta deuda, registre este pago en Gastos y asigne este pago a su cuenta ATO.
  5. Reconcilie esta cuenta de la misma manera que lo haría con cualquier otra cuenta bancaria.

Debe reconciliar esta cuenta cada vez que la oficina de impuestos le envíe un estado de cuenta.

Mantener los presupuestos en el buen camino

Los presupuestos son tanto una prueba de personalidad como un ejercicio de aritmética y planificación. Aquí hay algunos consejos para ayudar a que sus presupuestos se acerquen a la meta:

  • Considere a la persona (ya sea usted u otra persona) que está inventando las cifras. ¿Son optimistas o pesimistas? Dependiendo de la respuesta a esta pregunta, ajuste sus cifras en consecuencia.
  • Los vendedores son optimistas (de otra manera no sobrevivirían en sus trabajos). Tome sus proyecciones de ventas con una pizca de sal.
  • Si tiene muchas personas trabajando en su negocio, pídales su opinión sobre las cifras del presupuesto. Cuanto más participa todo el mundo, más realista y alcanzable es el presupuesto.
  • Tan pronto como haya pasado el primer mes, compare los presupuestos con los reales, utilizando el informe Análisis de presupuesto de pérdidas y ganancias de MYOB. Haga esto todos los meses para dominar el verdadero arte de mirar las bolas de cristal.
  • Siempre tenga en cuenta los gastos imprevistos, especialmente si está haciendo un presupuesto para un nuevo negocio. Las cosas siempre cuestan más de lo que piensas.
  • Considere cuidadosamente el calendario de los pagos irregulares, como las facturas de electricidad trimestrales, los meses con cinco semanas de pago y las primas de seguro anuales.

Trabajar con revistas generales

Los diarios generales son generalmente el dominio de los contadores, pero si usted es serio en este juego de MYOB, tarde o temprano alguien u otro puede pedirle que grabe un diario general. Tal vez esté haciendo ajustes por depreciación, registrando un ajuste de fin de año o reasignando gastos de una cuenta a otra.

Aquí hay algunos consejos generales sobre cómo lidiar con esta situación particularmente delicada:

  1. Vaya al centro de comandos Cuentas y haga clic en Registrar asiento.
  2. Los diarios generales suelen ser ajustes de un tipo u otro, y la mayoría de las veces se les debe dar una fecha distinta a la del sistema. Fecha del diario para que coincida con el período para el que se está realizando el ajuste: si está haciendo un asiento de amortización para noviembre, feche el diario en noviembre.
  3. Grabe un memorándum detallado. Explique lo que está haciendo y por qué.
  4. Para cada línea, se puede introducir un importe en la columna Debe o en la columna Haber, no en ambas. Sin embargo, puede añadir tantas líneas como desee.
  5. La mayoría de las revistas generales no afectan a GST, por lo que el indicador de impuestos habitual es N-T. Sin embargo, si no está seguro, pregunte a su contador.
  6. Comprueba que el total de los débitos coincida con el total de los créditos. ¿De verdad? Entonces la cantidad de Fuera de Balance en la parte inferior debería mostrar como cero
  7. Haga clic en Grabar para completar su diario.

Gestión de operaciones en el extranjero

MYOB AccountRight no incluye actualmente características de moneda extranjera. ¿Cuáles son las soluciones a este dilema?

  • Si exporta mercancías al extranjero pero sus ventas son en dólares australianos, incluso si exporta mercancías al extranjero, entonces no necesita características de moneda extranjera.
  • Del mismo modo, si compra productos en el extranjero utilizando dólares australianos, no necesita divisas. Por ejemplo, si usted compra algo usando su tarjeta de crédito australiana, incluso si el precio cotizado era en dólares estadounidenses, cuando la cantidad aparezca en su estado de cuenta bancario, esta cantidad ya habrá sido convertida a dólares australianos.
  • Si aún no ha comprado MYOB, puede optar por la versión antigua de MYOB Premier Classic, que sí incluía moneda extranjera. La principal desventaja es que esta versión no incluye, sin embargo, los feeds de los bancos ni las características de la nube.

Por último, antes de hacer nada, comuníquese con el Servicio de atención al cliente de MYOB. Las características de MYOB AccountRight cambian constantemente.

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