Hoja de datos de Access 2010 All-In-One para tontos

De Access 2010 All-in-One para tontos

Por Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

Access 2010 facilita la gestión de sus datos, combinando una interfaz visual con la potencia de una base de datos relacional. Aprenda a organizar los datos en tablas, formularios de diseño e informes para editar y presentar información, y crear consultas para seleccionar y combinar información. Los siguientes pasos son escribir macros y scripts VBA para hacer que su base de datos sea inteligente, y publicar datos en la Web usando SharePoint.

Cómo diseñar una base de datos relacional en Access 2010

Cuando se utiliza un programa de base de datos como Access 2010, no se puede empezar a introducir datos. En su lugar, necesita crear un diseño de base de datos relacional, dividiendo su información en una o más tablas, cada una compuesta de campos (que son como las columnas de una hoja de cálculo). Las tablas se conectan mediante uniones relacionales, donde un campo de una tabla coincide (se relaciona con) un campo de otra. He aquí la idea general.

  1. Identifique sus datos. Haga una lista de los posibles campos (piezas de información), incluyendo texto, numérico, fecha, verdadero/falso y otros tipos de datos.
  2. No almacene la misma información en más de un lugar. Si puede calcular un campo a partir de otro, guarde sólo uno. (Por ejemplo, guarde la fecha de nacimiento o la edad, pero no ambas).
  3. Organice los campos en tablas. Agrupe sus campos de acuerdo con lo que describen, de modo que cada grupo se convierta en una tabla. Por ejemplo, una base de datos de entrada de pedidos para una tienda puede tener una tabla para clientes, otra para productos y otra para pedidos.
  4. Agregue tablas para códigos y abreviaturas. planifique para incluir una tabla de nombres de estados y códigos de dos letras, y una tabla cada dos códigos o abreviaturas que planee usar en la base de datos. Estas tablas se utilizarán para crear listas desplegables de valores entre los que podrá elegir al introducir registros.
  5. La clave primaria es el campo que identifica de manera única cada registro de la tabla. Puede indicar a Access que asigne un número de identificación único a cada registro utilizando un campo AutoNumber.
  6. Enlaza las tablas. Vea qué tablas contienen campos que coinciden con los campos de otras tablas. En una base de datos de entrada de pedidos, la tabla Pedidos debe contener un campo para identificar al cliente que ha realizado el pedido, un campo que coincida con el campo clave principal de la tabla Clientes. La mayoría de las relaciones son uno a muchos, donde un registro en una tabla puede coincidir con más de uno (o ningún) registros en otra tabla.

Consejos para elegir los tipos de campo en Access 2010

Al diseñar una base de datos en Access 2010, usted decide qué tipo de campo será cada uno. Estos son algunos consejos para saber cuándo usar cada tipo de campo.

Field TypeWhat It HoldsTextTextText de hasta 255 caracteres de longitud (incluyendo espacios y
puntuación). Utilice un campo Texto, no un campo Numérico, para los códigos
– como números de teléfono, códigos postales y otros códigos postales
– MemoLike un campo de texto, pero más de ellos – hasta 65.536
caracteres. Un campo de nota puede contener texto enriquecido (formateado), y usted
puede configurarlo como Sólo adjuntar, para que pueda acumular notas de texto,
sin permitir que el usuario borre lo que ya existe
Ahí. Sólo números. Puede utilizar + o – antes del número, y un
punto decimal. Si planeas hacer matemáticas con un campo, usa un Número o
Campo Moneda: MonedaNúmeros con un signo de moneda delante de ellos ($, ¥, y por lo tanto
AutoNumberNumbers único para cada registro y asignado por Access a medida que usted agrega
a partir de 1. Utilice un campo AutoNumber como clave primaria.
Date/TimeDates, times, or both.OLE ObjectObject Linking and Embedding. No lo use al crear
una nueva base de datos; utilice en su lugar el nuevo tipo de anexo porque
HyperlinkEsta cadena de texto está formateada como un hipervínculo. (Si hace clic en el botón
te lleva a la página.) Esto es especialmente útil si
hay información relacionada en la web.Sí/NoSí o no (una condición particular está, o no está, en
) – u otros conjuntos de dos palabras, como Verdadero/Falso, Activado/Desactivado, o Masculino/Femenino. Utilice un
Sí/No si desea visualizar el campo como una casilla de selección en
Archivos adjuntosPuede almacenar uno o más archivos enteros: imágenes, sonido,
Documentos de Word, incluso vídeo – en un solo archivo adjunto
Calculado Se introduce una fórmula que Access utiliza para calcular el valor de
este campo basado en otros campos de la tabla. Utilizar un
cuando un valor calculado será utilizado en muchas consultas, formularios,
e informes.

Accesos directos de teclado Handy Access 2010

Estos métodos abreviados de teclado son especialmente útiles en Access 2010. Algunas pulsaciones de teclas funcionan en cualquier lugar de Access 2010, mientras que otras sólo funcionan en vistas específicas, como se ha señalado.

F6Mueve el foco a otra área de la ventana.F7Mueve el foco a otra área de la ventana.F11Oculta o muestra el panel de navegación.DeleteDeleteDelete el objeto seleccionado.Alt+EnterIn Vista de diseño, muestra las propiedades del objeto seleccionado.
object.Ctrl+Copia el texto u objetos seleccionados en el Portapapeles.Ctrl+FFinds texto (con la opción de reemplazarlo) en la tabla abierta,
Ctrl+NS inicia una nueva base de datos.Ctrl+Abre una base de datos.Ctrl+Abre una base de datos.Ctrl+Imprime el objeto seleccionado.Ctrl+Guarda el objeto seleccionado.Ctrl+VPega el contenido del Portapapeles a la ventana activa.Ctrl+XDelete the selected text or object and saves it in the
Clipboard.Ctrl+ZDeshace la última acción que se puede deshacer (nuestra
Ctrl+;Escribe la fecha de hoy.Ctrl+”Duplica la entrada desde el mismo campo en el campo anterior
EscCancela lo que estás escribiendo.

Secretos del diseño de la base de datos Access 2010

Aquí están los Cinco Mandamientos del diseño de bases de datos, ya sea que use Access 2010 u otro programa de base de datos. Una base de datos bien diseñada facilita el mantenimiento de sus datos.

  • Almacene la información donde pertenece, no donde aparece. El lugar donde se almacena la información no tiene nada que ver con el lugar donde aparece. En una hoja de cálculo, se escribe la información donde se desea que aparezca cuando se imprime la hoja de cálculo, pero las bases de datos funcionan de manera diferente. En una base de datos, la información se almacena en tablas basadas en la estructura de la información. Una parte de la información puede aparecer en muchos informes diferentes, pero sólo se almacena en un campo de una tabla.
  • Almacene la información tal y como realmente existe, no tal y como desea que aparezca en un informe específico. Esto es un corolario de la primera regla. Si desea que los títulos de los libros aparezcan en todas las letras mayúsculas (mayúsculas) de sus pedidos, Access puede poner en mayúsculas los títulos por usted. Almacene los títulos de los libros con las mayúsculas correctas para que no se quede con ellas en mayúsculas en todos los informes. Access tiene muchas funciones incorporadas que pueden ajustar la forma en que se formatean el texto, los números y las fechas.
  • Basura adentro, basura afuera (GIGO). Si no se molesta en crear un diseño bueno y sensato para su base de datos – y si no tiene cuidado de ingresar datos correctos y limpios – su base de datos terminará llena de basura. Una base de datos bien diseñada es más fácil de mantener que una mal diseñada porque cada pieza de información se almacena una sola vez, en un campo claramente nombrado en una tabla claramente nombrada, con las reglas de validación adecuadas. Sí, suena como mucho trabajo, pero limpiar una base de datos de 10.000 registros incorrectos es (perdón por la subestimación) aún más trabajo.
  • Separe sus datos de sus programas. Si crea una base de datos para compartir con (o distribuir a) otras personas, almacene todas las tablas en una base de datos (el módulo de servicio) y todos los demás objetos en otra base de datos (el módulo de acceso). A continuación, puede vincular estas dos bases de datos para que todo funcione. Separar las tablas de todo lo demás agiliza todo el trabajo de actualizar consultas, formularios, informes u otras cosas más adelante sin perturbar los datos de las tablas.
  • Haga copias de seguridad temprano y con frecuencia. Vale, este consejo no es sobre diseño, pero es demasiado importante como para omitirlo: Haga una copia de seguridad de su base de datos todos los días. Con suerte, su oficina ya tiene un sistema de copias de seguridad regulares (probablemente nocturnas) que incluye su base de datos. Si no es así, haga una copia de seguridad de su base de datos a intervalos regulares, y ciertamente antes de hacer cualquier cambio importante. Mantenga varias copias de seguridad, no sólo la más reciente, en caso de que tarde un tiempo en descubrir un problema.

Cómo mantener la basura fuera de su base de datos de acceso

Si los datos que entran en su base de datos a través de tablas y formularios son basura, entonces cualquier salida o análisis que haga con las consultas e informes también le dará basura. Afortunadamente, Access ofrece muchas herramientas para ayudarle a asegurarse de que los datos que van en cada campo son los datos que se supone que van en ese campo. Puede encontrar muchas de las herramientas para mantener la basura fuera en la vista Diseño de tabla:

  • Tipo de datos: Utilice el tipo de datos correcto para evitar que se introduzcan datos de tipo incorrecto.
  • Tamaño de campo: Limita el número de caracteres. Por ejemplo, si sabe que un campo nunca debe exceder los cuatro caracteres, establezca el tamaño del campo en 4 caracteres.
  • Formato: Hace que los datos parezcan correctos. Por ejemplo, puede cambiar el texto a todas las mayúsculas o a todas las minúsculas. Las máscaras de entrada, por ejemplo, trabajan con la propiedad Formato.
  • Máscara de entrada: Una máscara de entrada limita la información permitida en un campo especificando los caracteres que se pueden introducir. Utilice una máscara de entrada cuando sepa la forma que deben adoptar los datos, por ejemplo, si un número de orden tiene dos letras seguidas de cuatro dígitos. Los números de teléfono y los códigos postales son otros ejemplos de campos en los que las máscaras de entrada son útiles.
  • Valor por defecto: Define un valor que aparece por defecto si no se introduce ningún otro valor. El valor por defecto aparece en el campo hasta que se introduce otro valor.
  • Campo o Norma de verificación de registro: Una regla que los datos deben pasar antes de que se introduzcan. Esta propiedad funciona con la regla de propiedades Texto de validación.
  • Requerido: Especifica que el campo debe tener un valor para que pueda grabar el registro. Cuando no se introduce ningún valor, Access no crea un nuevo registro cuando se pulsa Tab o Enter, y el botón Nuevo registro aparece en gris.
  • Permitir longitud del cero: Especifica si se permite una entrada de longitud cero como “” (comillas sin espacio entre ellas) (sólo para los campos Texto, Memo e Hiperenlace). Un campo de longitud cero permite diferenciar entre información que no existe y un valor nulo (en blanco) que se desconoce o no se ha introducido. Cuando esta opción está activada, permite una cadena de longitud cero en un campo obligatorio. Puede usar una máscara de entrada para hacer que un campo de longitud cero se vea diferente de un valor nulo cuando ambos están permitidos.
  • Indexado: Cuando se decide indexar un campo, se puede especificar que no se permitan valores duplicados en el campo. Esta propiedad también es accesible desde la vista Hoja de datos: es una casilla de verificación en la ficha Hoja de datos de la cinta.
  • Campos de búsqueda: Permite al usuario seleccionar un valor para un campo almacenado en otro campo. Esto elimina muchos errores ortográficos y estandariza las opciones para el campo. Utilice el Asistente de búsqueda para crear un campo de búsqueda.

Uso eficiente de VBA en Access 2010

Al automatizar una aplicación de base de datos de Access 2010 utilizando VBA, puede perderse con una página en blanco en la que empezar a escribir código. ¿Por dónde empiezas? Aquí hay algunas pautas simples a seguir que le harán escribir código VBA como un profesional:

  • Consiga ayuda. Sí, este artículo enumera algunas formas de mejorar el uso de VBA en Access, pero pulse F1 en cualquier momento para iniciar la Ayuda de Microsoft Office Access, donde podrá conocer y ver ejemplos de código VBA.
  • Utilice el navegador de objetos. El Navegador de Objetos le permite explorar las diferentes propiedades y métodos de los objetos en VBA. En la ventana del Editor VBA, seleccione Ver → Object Browser – o simplemente presione F2.
  • Obtenga más ayuda. Por supuesto, las herramientas de ayuda incorporadas en Access 2010 VBA son maravillosas, pero también puede utilizar su navegador favorito para buscar ayuda en Internet sobre una variedad de temas relacionados con la escritura de código VBA. Incluso puedes encontrar ejemplos que puedes robar -o pedir prestado- para tu propio proyecto.
  • Maneja tus errores. Incluso el programador más perfecto no puede evitar que ocurran errores, pero sí puede evitar que un programa se detenga por completo. Utilice la gestión de errores incorporada de VBA con las instrucciones On Error Goto y Resume para atrapar los errores y cambiar el flujo del programa para que sus aplicaciones no frustren a las personas que los utilizan.
  • Usar funciones y procedimientos secundarios. Utilice funciones y sub-procedimientos para manejar tareas que serán realizadas por diferentes áreas de su programa. Como regla general, si se encuentra copiando y pegando código de un área de un programa a otra, es posible que desee poner ese código en su propio procedimiento.
  • Convertir macros a código VBA. El diseñador de macros en Access 2010 le permite hacer clic y elegir entre listas de tareas predefinidas para automatizar su aplicación. Construye una macro que haga lo que quieras y luego conviértela a código VBA para que puedas ver cómo te gustaría si la escribieras desde cero.

Compartir datos con otros programas desde Access 2010

Access 2010 es una gran aplicación de base de datos por sí sola, pero también funciona bien con otras. Puede visualizar y recuperar datos de varios programas diferentes. Si un programa es compatible con VBA, puede controlarlo desde Access. He aquí una breve lista de aplicaciones de Microsoft con las que puede controlar y compartir datos:

  • Excel: Muchos usuarios de Excel terminan involucrándose con Access porque necesitan más estructura para almacenar sus datos. Sin embargo, algunas de estas personas no lo hacen, por lo que todavía existe un fuerte vínculo entre Access y Excel. Puede utilizar una hoja de cálculo de Excel como tabla en Access, o tomar el control completo de una aplicación de Excel desde Access VBA.
  • Servidor SQL: SQL Server es como Access on steroids – al menos desde el punto de vista de la tabla y la consulta. Puede mover sus datos de Access a SQL Server para mejorar la velocidad y el rendimiento cuando utilice grandes cantidades de datos. Una vez que los datos están en SQL Server, puede crear sus formularios, informes, macros y módulos de Access para utilizar los datos de SQL Server.
  • Palabra: La mayoría de las personas que usan Access también han usado Word. Ya sea que estés escribiendo una carta o haciendo una lista de tareas para hacer, muchos de nosotros recurrimos a Word. También puede utilizar Word como una herramienta de informes en la que puede crear marcadores para colocar datos de Access, de modo que pueda hacer que alguien que no esté familiarizado con Access modifique los datos estáticos del informe.
  • SharePoint: SharePoint es la visión de Microsoft para compartir y colaborar con datos en la Web, y a partir de Access 2010, puede compartir datos con un servidor SharePoint. Incluso puede crear formularios e informes en Access y publicarlos en un sitio de SharePoint para que los usuarios puedan utilizarlos desde sus navegadores, todo ello sin tener instalado Access 2010.
  • Perspectiva: Outlook es más que una herramienta de correo electrónico; también es un sistema de gestión de contactos. Mediante Access 2010, puede enviar mensajes de correo electrónico y recopilar datos directamente a partir de los mensajes de correo electrónico recibidos. También puede compartir la información de contactos, calendarios y tareas con su aplicación Access, de modo que sólo tendrá que introducir estos datos en un lugar.

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