Hoja de datos de Access 2013 All-In-One para tontos

De Access 2013 All-in-One para tontos

Por Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Access 2013 facilita la gestión de sus datos, combinando una interfaz visual con la potencia de una base de datos relacional. Descubra cómo organizar los datos en tablas, diseñar formularios e informes para editar y presentar información, y crear consultas para seleccionar y combinar información. Los siguientes pasos son escribir macros y scripts de Visual Basic for Applications (VBA) para hacer que su base de datos sea inteligente, y usar SharePoint para publicar datos en la web.

Diseño de una base de datos relacional en Access 2013

Cuando se utiliza un programa de base de datos como Access 2013, no se puede empezar a introducir datos. En su lugar, necesita crear un diseño de base de datos relacional, dividiendo su información en una o más tablas, cada una compuesta de campos (que son como las columnas de una hoja de cálculo). Las tablas están conectadas por uniones relacionales, en las que un campo de una tabla coincide (se relaciona con) un campo de otra. Esta es la idea general:

  1. Identifique sus datos y haga una lista de los posibles campos (piezas de información), incluyendo texto, numérico, fecha, verdadero/falso y otros tipos de datos.
  2. No almacene la misma información en más de un lugar. Si puede calcular un campo a partir de otro, guarde sólo uno. (Guarde la fecha de nacimiento o la edad, pero no ambas, por ejemplo).
  3. Organice los campos en tablas, agrupe sus campos de acuerdo a lo que describen para que cada grupo se convierta en una tabla. Una base de datos de entrada de pedidos para una tienda puede tener una tabla para clientes, otra para productos y otra para pedidos.
  4. Añada tablas de códigos y abreviaturas. planifique para incluir una tabla de nombres de estados y códigos de dos letras, y una tabla de cada código o abreviatura que planee usar en la base de datos. Usará estas tablas para crear menús desplegables de valores que puede elegir al ingresar registros.
  5. La clave primaria es el campo que identifica de manera única cada registro de la tabla. Puede indicar a Access que asigne un número de identificación único a cada registro utilizando un campo AutoNumber.
  6. Enlace las tablas: vea qué tablas contienen campos que coinciden con los campos de otras tablas. En una base de datos de entrada de pedidos, la tabla Pedidos debe contener un campo que identifique al cliente que realizó el pedido, un campo que coincida con el campo clave principal de la tabla Clientes. La mayoría de las relaciones son de uno a muchos, en las que un registro en una tabla puede coincidir con más de uno (o ningún) registros en otra tabla.

Consejos para elegir los tipos de campo en Access 2013

Al diseñar una base de datos en Access 2013, usted decide qué tipo de campo será cada uno. Access proporciona 12 tipos de campos para que usted elija entre ellos. Seleccione el tipo de campo que mejor describa los datos que desea almacenar en el campo y que funcione para el tipo de análisis que necesita para utilizar el campo. Aquí hay consejos sobre cuándo usar qué tipo de campo.

Field TypeWhat It HoldsShort TextText de hasta 255 caracteres de longitud (incluyendo espacios en blanco y en blanco)
puntuación). Utilice un campo Texto, no un campo Numérico, para códigos incluso
si se parecen a números, como números de teléfono, códigos postales, y
Texto LargoTexto de hasta 65.536 caracteres. Un campo Texto explicativo puede contener
Texto enriquecido (texto formateado), y puede configurarlo en Añadir sólo para que
que puede acumular notas de texto sin permitir al usuario
Borrar lo que ya está ahí. NúmerosSóloNúmeros. Puede utilizar + o – antes del número, ya que
así como un punto decimal. Si planeas hacer matemáticas con un campo, usa un
Campo Número o Moneda: MonedaNúmeros con un signo de moneda delante de ellos ($, ¥, etc.).
AutoNumberNumbers único para cada registro y asignado por Access a medida que usted agrega
a partir de 1. Utilice un campo AutoNumber como clave primaria.
Date/TimeDates, times, times, or both.HyperlinkText string formatted as a hyperlink. (Si hace clic en el enlace,
te lleva a la página.) Este tipo de campo es especialmente útil si
Sí/NoSí o no (una condición particular está, o no está, en la sección
) – u otros conjuntos de dos palabras, como Verdadero/Falso, Activado/Desactivado,
y Masculino/Masculino/Femenino. Utilice un campo Sí/No si desea visualizar el
AttachmentStores uno o más archivos enteros – imágenes, sonido, Word
CalculatedData creado con una fórmula. Utilice un campo Calculado cuando un
valor calculado se utilizará en muchas consultas, formularios y
informes.

Accesos directos de teclado Handy Access 2013

Algunas personas prefieren usar el teclado que el ratón, y Access 2013 tiene muchos atajos de teclado para esas personas. Los siguientes métodos abreviados de teclado son especialmente útiles en Access 2013. Algunas pulsaciones de teclas funcionan en cualquier lugar de Access 2013; otras funcionan sólo en vistas específicas, como se ha señalado.

Key CombinationActionF1Dispone la ventana de ayudaCtrl+F1Oculta o muestra la cintaF5Va al registro con el número de registro que escribaF6Mueve el foco a otra área de la ventanaF7Mueve el foco a otra área de la ventanaF7Comprueba la ortografía en el objeto seleccionadoF11Oculta o muestra el panel de navegaciónDelDelDelete el objeto seleccionadoVista de diseño de Alt+EnterIn, muestra las propiedades del objeto seleccionado
objectCtrl+CCopia el texto u objetos seleccionados en el portapapelesCtrl+FFinds text (con la opción de reemplazarlo) en la tabla abierta,
o formCtrl+NS inicia una nueva base de datosCtrl+Abre una base de datosCtrl+Imprime el objeto seleccionadoCtrl+Guarda el objeto seleccionadoCtrl+VP Pega el contenido del portapapeles en la ventana activaCtrl+XDeletea el texto o el objeto seleccionado y lo guarda en el directorio
clipboardCtrl+ZUndoes la última acción que se puede deshacer (nuestra
Ctrl+;Escribe la fecha de hoyCtrl++»Duplica la entrada desde el mismo campo en el campo anterior
recordEscCancela lo que estás escribiendo.

Secretos del acceso 2013 Diseño de la base de datos

Aquí están los Cinco Mandamientos del diseño de la base de datos, ya sea que use Access 2013 u otro programa de base de datos. Una base de datos bien diseñada facilita el mantenimiento de sus datos.

  • Almacene la información donde pertenece, no donde aparece. El lugar donde se almacena la información no tiene nada que ver con el lugar donde aparece. En una hoja de cálculo, se escribe la información donde se desea que aparezca cuando se imprime la hoja de cálculo, pero las bases de datos funcionan de manera diferente. En una base de datos, la información se almacena en tablas basadas en la estructura de la información. Una parte de la información puede aparecer en muchos informes, pero sólo se almacena en un campo de una tabla.
  • Almacene la información tal y como realmente existe, no tal y como desea que aparezca en un informe específico. Esta regla es un corolario de la primera regla. Si desea que los títulos de los libros aparezcan en todas las letras mayúsculas (mayúsculas) de sus pedidos, Access puede poner en mayúsculas los títulos por usted. Guarde los títulos de los libros con las mayúsculas correctas para no tenerlos en mayúsculas en todos los informes. Access tiene muchas funciones incorporadas que pueden ajustar la forma en que se formatean el texto, los números y las fechas.
  • Evite la basura dentro y fuera (GIGO). Si no se molesta en crear un diseño bueno y sensato para su base de datos – y si no tiene cuidado de ingresar datos correctos y limpios – su base de datos terminará llena de basura. Una base de datos bien diseñada es más fácil de mantener que una mal diseñada porque cada pieza de información se almacena una sola vez, en un campo claramente nombrado en una tabla claramente nombrada, con las reglas de validación adecuadas. Sí, suena como mucho trabajo, pero limpiar una base de datos de 10.000 registros incorrectos es (perdón por la subestimación) aún más trabajo.
  • Separe sus datos de sus programas. Si crea una base de datos para compartir o distribuir a otras personas, almacene todas las tablas en una base de datos (el módulo de servicio) y todos los demás objetos en otra base de datos (el módulo de acceso). Luego puede vincular estas dos bases de datos para que todo funcione. Separar las tablas de todo lo demás agiliza todo el trabajo de actualizar consultas, formularios, informes y otras cosas más tarde sin perturbar los datos de las tablas.
  • Haga copias de seguridad temprano y con frecuencia. Vale, este consejo no es sobre diseño, pero es demasiado importante como para omitirlo: Haga una copia de seguridad de su base de datos todos los días. Con suerte, su oficina ya tiene un sistema de copias de seguridad regulares (probablemente nocturnas) que incluye su base de datos. Si no es así, haga una copia de seguridad de su base de datos a intervalos regulares, y ciertamente haga una copia de seguridad antes de hacer cualquier cambio importante. Mantenga varias copias de seguridad, no sólo la más reciente, en caso de que tarde un tiempo en descubrir un problema.

Encontrando el acceso correcto 2013 Herramienta para mantener la basura afuera

Si los datos que ingresan a su base de datos a través de tablas y formularios son basura, cualquier salida o análisis que haga con las consultas e informes también le dará basura. Afortunadamente, Access ofrece muchas herramientas para ayudarle a asegurarse de que los datos que van en cada campo son los datos que se supone que van en ese campo. Puede encontrar muchas de las herramientas que mantienen la basura fuera en la vista Diseño de tabla:

  • Tipo de datos: Utilice el tipo de datos correcto para evitar que se introduzcan datos de tipo incorrecto.
  • Tamaño de campo: Esta propiedad limita el número de caracteres. Si sabe que un campo nunca debe exceder los cuatro caracteres, por ejemplo, establezca Tamaño de campo en 4.
  • Formato: Esta propiedad hace que los datos se vean bien. Puede cambiar el texto a todas las mayúsculas o a todas las minúsculas, por ejemplo.
  • Máscara de entrada: Una máscara de entrada limita la información permitida en un campo especificando los caracteres que se pueden introducir. Utilice una máscara de entrada cuando sepa la forma que deben adoptar los datos, por ejemplo, si un número de orden tiene dos letras seguidas de cuatro dígitos. Los números de teléfono y los códigos postales son otros ejemplos de campos en los que las máscaras de entrada son útiles. Las máscaras de entrada trabajan con la propiedad Formato.
  • Valor por defecto: Esta propiedad define un valor que aparece por defecto si no se introduce ningún otro valor. El valor por defecto aparece en el campo hasta que se introduce otro valor.
  • Campo o Regla de validación de registro: Los datos deben pasar esta regla antes de ser introducidos. Esta propiedad funciona con la regla de propiedades Texto de validación.
  • Requerido: Esta propiedad especifica que el campo debe tener un valor para que usted pueda guardar el registro. Cuando no se introduce ningún valor, Access no crea un nuevo registro cuando se pulsa Tab o Enter, y el botón Nuevo registro aparece en gris.
  • Permitir longitud del cero: Esta propiedad especifica si se permite una entrada de longitud cero como «» (comillas sin espacio entre ellas) (sólo para los campos Texto, Texto explicativo e Hiperenlace). Un campo de longitud cero permite diferenciar entre información que no existe y un valor nulo (en blanco) que se desconoce o no se ha introducido. Cuando esta opción está activada, permite una cadena de longitud cero en un campo obligatorio. Puede usar una máscara de entrada para hacer que un campo de longitud cero se vea diferente de un valor nulo cuando ambos están permitidos.
  • Indexado: Cuando se decide indexar un campo, se puede especificar que no se permitan valores duplicados en el campo. Esta propiedad también es accesible desde la vista Hoja de datos; es una casilla de verificación en la ficha Hoja de datos de la cinta.
  • Campos de búsqueda: Esta propiedad permite al usuario seleccionar un valor para un campo que está almacenado en otro campo, eliminando así muchos errores ortográficos y estandarizando las opciones del campo. Utilice el Asistente de búsqueda para crear un campo de búsqueda.

Uso eficiente de Visual Basic para aplicaciones en Access 2013

Cuando se automatiza una aplicación de base de datos de Access 2013 utilizando Visual Basic for Applications (VBA), se puede perder con una página en blanco para empezar a escribir código. ¿Por dónde empiezas? Aquí hay algunas pautas simples a seguir que le harán escribir código VBA como un profesional:

  1. Pulse F1 en cualquier momento para iniciar la ayuda de Microsoft Access, donde podrá ver ejemplos de código VBA.
  2. El Navegador de Objetos le permite explorar las propiedades y métodos de los objetos en VBA. En el Editor de Visual Basic, seleccione Ver, luego Navegador de objetos o simplemente presione F2.
  3. Por supuesto, las herramientas de ayuda incorporadas en VBA son maravillosas, pero también puedes usar tu navegador favorito para buscar en Internet ayuda para escribir código VBA. Incluso puedes encontrar ejemplos que puedes robar -o pedir prestado- para tu propio proyecto.
  4. Incluso el programador más perfecto no puede evitar que ocurran errores, pero sí puede evitar que un programa se detenga. Utilice la gestión de errores incorporada de VBA con las instrucciones On Error Goto y Resume para atrapar los errores y cambiar el flujo del programa para que sus aplicaciones no frustren a las personas que los utilizan.
  5. Utilice funciones y sub-procedimientos: Emplee funciones y sub-procedimientos para manejar tareas que serán realizadas por diferentes áreas de su programa. Como regla general, si se encuentra copiando y pegando código de un área de un programa a otra, puede que quiera poner ese código en su propio procedimiento.
  6. El diseñador de macros de Access 2013 le permite elegir entre listas de tareas predefinidas para automatizar su aplicación. Construye una macro que haga lo que quieras y luego conviértela a código VBA para que puedas ver cómo se vería si la hubieras escrito desde cero.

Compartir datos con otros programas desde Access 2013

Access 2013 es una gran aplicación de base de datos por sí sola, pero también juega bien con otras, permitiéndole mostrar y recuperar datos de varios otros programas. Si un programa es compatible con Visual Basic for Applications (VBA), puede controlarlo desde Access. He aquí una breve lista de aplicaciones con las que puede controlar y compartir datos:

  • Microsoft Excel: Muchos usuarios de Excel terminan involucrándose con Access porque necesitan más estructura para almacenar sus datos. Sin embargo, algunas de estas personas no dan el salto a Access, por lo que todavía existe un fuerte vínculo entre Access y Excel. Puede utilizar una hoja de cálculo de Excel como tabla en Access o tomar el control completo de una aplicación de Excel desde VBA.
  • Servidor Microsoft SQL: SQL Server es como Access on steroids – al menos desde el punto de vista de la tabla y la consulta. Puede mover sus datos de Access a SQL Server para mejorar la velocidad y el rendimiento cuando utiliza grandes cantidades de datos. Una vez que los datos están en SQL Server, puede crear sus formularios, informes, macros y módulos de Access para utilizar los datos de SQL Server.
  • Microsoft Word: La mayoría de las personas que usan Access también han usado Word. Ya sea que esté escribiendo una carta o haciendo una lista de tareas, Word es el lugar al que está acostumbrado. También puede utilizar Word como herramienta de informes, donde puede crear marcadores para colocar datos de Access y otra persona, que puede no estar familiarizada con Access, puede editar la otra información del documento de Word.
  • Microsoft SharePoint: SharePoint es la visión de Microsoft para compartir y colaborar con datos en la web. A partir de Access 2013, puede compartir datos con un servidor SharePoint. Incluso puede crear una aplicación web personalizada que almacene tablas, consultas, formularios (como vistas) y macros de Access en un servidor SharePoint 2013 y que le permita a usted o a cualquier otra persona acceder a estos formularios en la web, todo ello sin tener instalado Access 2013.
  • Microsoft Outlook: Outlook es más que una herramienta de correo electrónico; también es un sistema de gestión de contactos. Puede compartir la información de contactos, calendarios y tareas con su aplicación Access para que sólo tenga que introducirla en un lugar.

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