Unas pocas palabras sobre cómo funciona QuickBooks 2012

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Por Stephen L. Nelson

QuickBooks 2012 realiza la mayoría de los asientos por usted. Por ejemplo, cuando usted usa QuickBooks para registrar un cheque de $1,000 que paga a Acme Supplies por algunos productos de papel que usted compró, QuickBooks debita automáticamente los gastos de los suministros (siempre y cuando usted indique que el cheque es para suministros) y luego acredita en efectivo.

De manera similar, cuando usted produce una factura que registra una venta, QuickBooks realiza estos asientos por usted. Por ejemplo, si usted vendió $13,000 de perritos calientes y panecillos, y esos perritos calientes y panecillos realmente le cuestan $3,000, QuickBooks debita dinero en efectivo por $13,000, acredita ingresos por ventas por $13,000, debita el costo de los bienes vendidos por $3,000, y acredita el inventario por $3,000.

En otras palabras, para la mayoría de sus transacciones de rutina, QuickBooks maneja los asientos por usted entre bastidores.

Sin embargo, esto no significa que siempre se pueda evitar trabajar con asientos. Cualquier transacción que no pueda ser manejada a través de un formulario estándar de QuickBooks – como el formulario de factura o el formulario de escribir cheques – debe ser registrada utilizando un registro en el diario.

Por ejemplo, si usted compra algún activo fijo emitiendo un cheque, la compra del activo fijo se registra automáticamente en QuickBooks. Sin embargo, la depreciación que se utilizará para gastar el activo fijo a lo largo de su vida económica estimada debe registrarse con asientos que usted mismo construye e introduce de forma diferente.

Otro punto realmente importante: La información del balance de sumas y saldos proporciona los datos brutos necesarios para preparar el balance contable. En realidad no es necesario tomar este tipo de datos en bruto y preparar los estados financieros. Como era de esperar, QuickBooks construye sus estados financieros de manera fácil, rápida y sin esfuerzo utilizando esta información de balance de prueba.

QuickBooks crea automáticamente la mayoría de los asientos para usted, crea un balance de prueba utilizando la información de los asientos y, cuando se le pregunta, produce estados financieros. Por lo tanto, la mayor parte del trabajo de la contabilidad por partida doble se realiza entre bastidores. Usted no se preocupa por muchos asientos en el día a día.

Y si no quieres ver nunca un balance de prueba, no tienes que hacerlo. De hecho, si usted sólo utiliza QuickBooks para producir facturas y escribir cheques que paguen las facturas, casi toda la información que necesita para preparar sus estados financieros se recopila automáticamente. Así que eso es muy bueno.

Sin embargo, no toda la información que es necesaria para producir estados financieros buenos y precisos se recopila automáticamente. Usted encontrará un puñado de casos importantes que deben ser manejados de manera especial a través de asientos que usted o su CPA construyen y registran.

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